KNOW YOUR CUSTOMER-PROCESSEN EN DE UITDAGINGEN

63124162 m

Volgens het Know Your Customer (KYC) of Customer Due Diligence (CDD)-principe moeten financiële instellingen iedere nieuwe klant goed screenen voordat ze hem als klant accepteren. Als deze instellingen hun KYC-processen goed op orde hebben, helpen ze daarmee belastingontduiking, witwaspraktijken en terrorismefinanciering te voorkomen. Belangrijk dus! Maar het implementeren van deze processen blijkt soms lastiger dan gedacht. Waar moet u rekening mee houden? Tegen welke uitdagingen kunt u aanlopen? En hoe zorgt u voor een succesvolle implementatie?

Het inrichten van een KYC-proces

Iedere financiële organisatie in Europa – banken, verzekeraars, financieel adviseurs etc – is wettelijk verplicht nieuwe klanten goed te screenen vóór diegene als klant geaccepteerd wordt. Om zo’n KYC- proces  goed in te richten, moet de wetgeving eerst vertaald worden in beleid. En dat beleid moet u vervolgens vertalen in concrete werkinstructies. Een voorbeeld van een werkinstructie: “Een persoon die klant wordt moet een verklaring afleggen van zijn fiscaal inwonerschap.”

Vervolgens is het zaak deze werkinstructies te implementeren. Daar komen hele concrete vragen bij kijken:

  • Wanneer vragen wij om een verklaring? (bij een bank is dat bijvoorbeeld bij het openen van een betaal- of beleggingsrekening, of bij het afnemen van een spaarproduct)
  • Hoe kan de klant die verklaring geven? (schriftelijk, online, langsgaan op kantoor)

Voorwaarden van een goed KYC-proces

Een goed KYC-proces moet volgens de wet aan een aantal voorwaarden voldoen, waaronder:

  1. U moet iedere potentiële klant grondig en accuraat screenen voor u hem als klant accepteert;
  2. U moet ‘redelijkerwijs’ kunnen vaststellen of de zelfverklaring van een klant klopt;
  3. Het proces moet SMART zijn (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden)
  4. Het proces moet audit-bestendig zijn. Er zijn strenge interne audits nodig, want als bij een externe audit blijkt dat er iets niet klopt, brengt dat grote reputatierisico’s mee.

Uitdagingen bij het implementeren van KYC

In de praktijk blijkt het lastig om KYC-processen goed te implementeren. Hier komen onder andere de volgende uitdagingen om de hoek kijken:

1.    Grondig screenen blijkt soms lastig
2.    Het begrip ‘redelijkerwijs’ is erg ruim interpretabel
3.    Complex door de veelheid aan ‘klant-word-processen’
4.    KYC vertraagt het proces om klant te worden
5.    Screening druist in tegen commercieel gevoel

1. Grondig screenen blijkt soms lastig

Stel dat u aan een klant vraagt van welk land hij fiscaal inwoner is, en de klant antwoordt ‘Nederland’, terwijl hij met een Russisch telefoonnummer belt. Dan bent u – als onderdeel van redelijkerwijs vaststellen - verplicht om daarnaar door te vragen. De klant kan antwoorden dat hij in Rusland werkt, of dat hij daar studeert. Dit moet hij vervolgens bewijzen met een arbeidscontract, of een inschrijving van zijn opleidingsinstituut. Soms sturen mensen echter hele obscure documenten door: groezelig, slecht leesbaar, in een vreemde taal, onbegrijpelijk. Dat moet vervolgens door experts verder bekeken worden omdat dit voor uzelf niet meer te controleren is. En hoe weet u of een klant niet zelf een nepdocument heeft opgesteld?

2. Het begrip ‘redelijkerwijs’ is erg ruim interpretabel

Wat is precies ‘redelijkerwijs’? Hoe ver moet u gaan om de klant te identificeren en te controleren of zijn verklaringen kloppen? Bent u het braafste jongetje van de klas en zoekt u alles tot in de puntjes uit? Of bent u al snel tevreden met een klantverklaring? Zo’n screening is soms omslachtig en tijdrovend, bovendien werkt u hiermee ook als verlengstuk van de fiscus. Maar … als er via uw bank terroristische activiteiten of belastingontduiking blijken te zijn georganiseerd, is de reputatieschade niet te overzien en volgen torenhoge boetes.

3. Complex door de veelheid aan ‘klant-word-processen’

Met name de grotere financiële instellingen, die een breed palet aan producten aanbieden, geldt dat er heel veel manieren zijn om klant te worden. Iemand kan bij u aankloppen voor een betaalrekening, spaarrekening, lening, hypotheek, beleggingsproduct, verzekering, etc.

Bovendien kan iemand vaak via verschillende kanalen klant worden: via een thuis ingevuld papieren formulier, via internet, via telefoon, persoonlijk op kantoor. Het KYC-proces zal dus binnen praktisch alle geledingen van een financiële instelling geïmplementeerd moeten worden, wat het een intensieve operatie maakt.

Gelukkig geldt niet voor alle genoemde producten eenzelfde rapportageplicht. En als iemand al klant is, is het afnemen van aanvullende producten ook makkelijker.

4. KYC vertraagt het proces om klant te worden

Klant worden bij een financiële instelling is niet een kwestie van een druk op de knop, terwijl veel consumenten dit wel verwachten. De procedure van klant-worden (onboarding) en identificatie van klanten kan – in voorkomende gevallen - meerdere dagen in beslag nemen, en is vooral bij zakelijke klanten een tijdrovend proces. Als er aanleiding voor is moet de klant zich op kantoor melden voor een face-to-face identificatie. Dit is noodzakelijk, maar het beïnvloedt wel de klantbeleving.

5. Screening druist in tegen commercieel gevoel

Een veelgehoorde kreet binnen financiële instellingen is: “Hier zitten onze klanten echt niet op te wachten!” En natuurlijk, een strenge screening precies op het moment dat de klant ‘ja’ zegt tegen uw organisatie, druist ook in tegen elk commercieel gevoel. Financiële instellingen zijn altijd bezig met het verbeteren van de klantbeleving. Marketeers werken hard aan een makkelijke, snelle customer journey en het KYC-proces heeft daar een verstorende invloed op. Bovendien ervaren sommige klanten de screeningsvragen als een inbreuk op hun privacy.

Wat ook in strijd is met uw commerciële belangen, is dat u een klant niet mag adviseren in deze kwestie. De vraag “van welk land bent u fiscaal inwoner?” is voor veel mensen makkelijk te beantwoorden, maar als uw klant 20 uur in Nederland werkt en 20 uur in België, dan is deze vraag een stuk lastiger. En u mag hem hierbij geen advies geven. U mag alleen adviseren om deze vraag aan de belastingdienst of zijn belastingadviseur voor te leggen. Dat druist in tegen elke vorm van dienstverlening. Daartegenover staat dat u ten koste van alles wilt voorkomen dat er via uw bank belastingontduiking gefaciliteerd wordt.

KYC-processen leveren dus steeds een dilemma op tussen commercie enerzijds, en compliance (het naleven van de wet) anderzijds.

Know Your Customer in de toekomst

Naar verwachtingen zal het net rondom belastingontduiking, witwassen en terrorismefinanciering zich steeds verder sluiten. Nu is het voor kwaadwillende personen nog wel enigszins mogelijk de screening goed te doorstaan, maar dit zal steeds lastiger worden. Internationale instellingen zullen belastingdiensten steeds meer gaan bijstaan om criminaliteit te voorkomen, en de wetgeving zal vermoedelijk steeds verder worden aangescherpt.

Wilt u goed voorbereid zijn op de toekomst? Zorg dan dat u nu alvast uw Know Your Customer-processen op orde heeft. Accedis helpt u graag bij het vertalen van de KYC-wetgeving naar duidelijk beleid. Ook kunnen wij u helpen dit beleid verder vorm te geven in werkinstructies, in processen en in IT-systemen. Neem voor vragen contact op met Accedis via info@accedis.nl of bel 023-5627555.

-Accedis levert als detacheringsbureau diensten op het gebied van informatievoorziening-

Accedis B.V.
T 023 562 7555

Adres:
Siriusdreef 39
2132 WT Hoofddorp

 


twitter   linkedin

Routebeschrijving

 

  Privacyverklaring