robotgestuurde procesautomatisering

Robotgestuurde procesautomatisering: dit kan het voor uw organisatie betekenen

Heeft u zich weleens afgevraagd wat u nog meer voor uw bedrijfsprocessen kunt betekenen nadat u deze hebt geoptimaliseerd? Dan is robotgestuurde procesautomatisering misschien wel iets voor uw organisatie. Met deze relatief nieuwe software kunt u namelijk het gros van uw operationele taken zoals bijvoorbeeld het verwerken van binnenkomende facturen, data inlezen of wegschrijven, e-mails versturen en nog vele andere taken volledig automatiseren.

Wat is robotgestuurde procesautomatisering?

Eigenlijk zegt de naam robotgestuurde procesautomatisering (RPA) al grotendeels wat het is. Het betreft een procesflow die in staat is om fundamentele taken van werknemers na te bootsen en over te nemen. Het wordt daarom ook vaak een virtuele robot genoemd.

De insteek van RPA is dat personeel van basale (rand)taken wordt vrijgemaakt zodat zij zich kunnen richten op zaken waar de organisatie meer baat bij heeft, zoals bijvoorbeeld het verrichten taken die meer klantwaarde creëren. Voor hen wordt het werk interessanter omdat de ‘vervelendere’ klussen nu gerobotiseerd zijn. Bovendien is er een veel kleinere foutmarge als repeterende taken door RPA worden uitgevoerd.

RPA in de praktijk

De RPA software verricht handelingen zoals een mens die op een computer zou doen. Het reageert op verschillende soorten inputs, zoals e-mails, binnenkomende facturen of kan zelf op een bepaald moment een handeling verrichten. Een praktijkvoorbeeld: een administratief medewerker ontvangt een e-mail met een factuur als bijlage. De medewerker bekijkt de bijlage, voert de factuur in het boekhoudsysteem in, logt in op de website van de bank, zorgt voor de betaling, print de factuur uit en archiveert deze.

De robotgestuurde procesautomatisering doet exact hetzelfde. Het opent de e-mail en de bijlage, voert de factuur in, logt in op de website van de bank, zorgt voor de betaling, print de factuur uit en archiveert deze. Het enige wat RPA niet kan, is de geprinte factuur uit de printer pakken.

De voordelen van RPA

Een RPA wordt op een eigen computer geïnstalleerd. Dit kan een thin client (een virtuele computer) of een thick client (een pc of laptop) zijn. Zodra de robotgestuurde procesautomatisering weet wat het precies moet doen, kan deze vervolgens taken van werknemers over gaan nemen. Zonder tijdverspilling voor inwerken, pauzes, vakantie en ziekteverlof werkt de RPA 24 uur per dag door.

En de RPA kan meer dan u verwacht. Door screenscraping haalt een RPA namelijk informatie zoals getallen van een scherm. Dit kan een website van een bank zijn met de rekeninginformatie van uw organisatie. Zonder zich af te laten leiden door kleuren en andere opmaak kan RPA het daadwerkelijke saldo en andere afschrijvingen foutloos herkennen. Als een factuur twee keer wordt verstuurd, kan de RPA zien dat deze al is betaald.

Een ander voordeel van RPA is dat het is in te voeren tegen een fractie van de prijs in verhouding tot het automatiseren van het betreffende proces. Doordat er bij een RPA proces relatief lage kosten gemoeid zijn, is het robotiseren van processen voor het overgrote deel van de organisaties bereikbaar geworden.

De nadelen van RPA

Waar er voordelen zijn, zijn er vaak ook nadelen. Bij robotgestuurde procesautomatisering is dat niet anders. Zo wordt het invoeren van RPA vaak onderschat omdat het als een kleine klus wordt gezien die tussen de bedrijven door kan worden gedaan. Maar het gaat wel degelijk om het bouwen van software dat volgens een gestructureerd proces moet gebeuren en ook getest moet worden. Het is het beste om de invoering aan te pakken zoals andere IT-projecten, met een projectmanager en een testprocedure.

Bovendien moet er vooraf ook over alle bijkomstigheden van RPA worden nagedacht. De RPA gaat applicaties gebruiken en inloggen, wat is de impact voor de veiligheid? En wie is er verantwoordelijk voor de RPA en de werking van de RPA?

Daarnaast moet er ook worden nagedacht over wat er gebeurt als de RPA om wat voor reden dan ook uitvalt. De RPA gaat niet eeuwig mee, heeft de afdeling na een herstructurering van de taken nog wel de mankracht om het werk weer over te nemen?

Het invoeren van robotgestuurde procesautomatisering

RPA gaat niet om het schrijven van code, het gaat om het modelleren van processen. Hierbij is het noodzakelijk om eerst een stappenplan van het proces te maken, waarbij nauwkeurig wordt gedefinieerd wat de RPA bij elke stap moet doen.

Als eerste moet er worden gekeken of een proces gerobotiseerd kan worden. Dit kan namelijk alleen bij duidelijk afgebakende, repeterende taken met geschikte input. Daarna is het zaak om te kijken welke RPA tool het meest geschikt is voor uw behoeften. De grootste aanbieders van RPA software zijn momenteel AutomationAnywhere, UiPath en Kofax.

Vervolgens moet het proces volgens projectmanagementmethodes goed worden afgebakend, waarna de RPA gebouwd en getest kan worden. Pas dan kan de RPA in gebruik worden genomen.

Meer weten?

Wilt u meer weten over wat de invoering van robotgestuurde procesautomatisering voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op en mail naar info@accedis.nl of bel met 023 – 562 7555.

Accedis B.V.
T 023 562 7555

Adres:
Siriusdreef 43
2132 WT Hoofddorp

 


twitter   linkedin

Routebeschrijving

 

  Privacyverklaring